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更新日 2019.10.22

【就活】選考辞退メールの書き方、送る際の注意点や大切なポイント

選考辞退メールを送る際の、注意点と大切なポイント

複数社の内定や、やむを得ない理由などで先方に選考辞退の意思を伝える際は、出来るだけ丁寧にメールや電話等で報告する必要があります。

今回は辞退の際の心構えやマナーを踏まえた、メールでの選考辞退についてお伝えして参ります。

選考辞退の際に注意すべきこと

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どの企業も優秀な人材を求めていますので、複数社から内定を貰った際などは、迅速に選考辞退をお伝えする事が大切です。

また、体調不良等による辞退についても、お断りするのが気が引けるからと、連絡せずに欠席するのはとても恥ずかしい事です。

辞退の報告は悪い事ではありませんので、丁寧な言葉とマナーを守って誠実にお断りを報告すると良いでしょう。

 

面接など選考の際は、先方の担当者や場合によっては社長なども、選考に際して予定を確保しています。

あなたの選考辞退によっては、先方のスケジュールも変わってきますので、辞退の際はできるだけ早めの連絡が必要です。

複数人での面接などの場合は、自分だけではないので辞退の報告が遅くなる場合もありますが、選考に際しての資料準備や段取り、場合によっては食事などの用意がある企業もありますので、不要な準備とならない様、選考する側の立場も考慮し、出来れば遅くとも2日前までには連絡を入れておくと安心です。

やむを得ない理由で連絡が遅くなることもありますが、前日や当日の辞退報告は、電話連絡する方が良いでしょう。

日程が迫っての辞退メールは、見落としがあった際にご迷惑を掛けてしまうので、確実に辞退の意思が伝わる様、こういったケースは電話連絡できちんと伝えましょう。

辞退するからと言って、適当な対応で断るのは恥ずかしい行為です。

選考までの期間に企業側としても様々な準備をしてきています。

しっかりと感謝と敬意を持ってお断りする事が大切です。

また、ビジネスの世界では、辞退した企業が就職した企業の取引先であったり、将来仕事を通して関わる事だって大いにあります。

そういった際にも友好的にお付き合いができる様、相手の立場にも立って、丁寧に辞退の報告をしましょう。

POINT

✔早めの連絡が必須

✔当日や前日は電話連絡がベター

✔丁寧な対応を心掛ける

メールで辞退する際のポイント

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特に就活や採用の多い時期は、担当者もメールを見落としがちになります。

その為、どういった内容のメールか問う事が分かる様、件名をしっかり記載する事が大切です。

辞退のケースでは、件名に「申し訳ございません」と書く学生も多いですが、明確に内容が分かる様「選考途中辞退のお詫び」の様に記載すると良いでしょう。

また、就活生なら大学や学校名と自分の名前の記載も忘れてはいけません。

休日や勤務時間外に報告メールをしても構いませんが、先方はその場合数日後に確認する事になります。

先方担当などの勤務時間や休日も考慮して、早めの連絡をする事が親切です。

ですから、先方のメール確認が面接や選考の2日前以降になりそうな場合は、きちんと伝わっているか確認する為にも、電話連絡もしておくと安心です。

同様に辞退メールを送った場合に、返信がないケースも電話連絡しておく方が良いでしょう。

メールを数日前に送っている場合は、電話口の方の名前を確認して、伝言をお願いする形式でも失礼ではありません。

企業担当者も業務に追われ忙しい場合がありますので、必要以上に電話する必要はありませんが、きちんと伝える為の工夫はとっても大切です。

選考の辞退を申し出る場合、企業にもよりますが3次以降の選考になると、経営幹部や社長との面接の場合もあるでしょう。

そういった際は、先方も数少ない選考対象者の為にスケジュールを抑えていますので、早めに電話連絡する事で確実に辞退を報告し、相手の負担を少なくするのもマナーの一つです。

POINT

✔件名や署名を必ず記載する

✔先方担当の勤務時間や休日を考慮する

✔返信がない場合は、電話連絡を

辞退理由の書き方

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一般的に辞退メールで良く使われる文言です。

複数社内定があった場合や、起業方針に合わないと感じた時等も、基本的にはこの理由で差し支えないでしょう。

その分メールの文面には、選考に時間を割いて頂いたお礼や、ここまで選んで頂けた感謝等を盛り込むと、良い印象の報告になるでしょう。

基本的には明確な理由が無くても、辞退の報告としては受理されます。

理由を記載しない場合は、一身上の都合や、諸般の理由によりという内容で問題ありません。

また、自身で辞退の決意が固まているん場合は、明確な辞退理由を記載する事で、企業側から引き止められ、不要な時間を割いてします場合もあります。

迷っている場合は、企業側へ不明点の問合せをするなどして、自身の希望や意思を軸としてた報告をする事が、スムーズに報告を受理してもらうコツです。

特別な思い入れがある企業や、やむおえない思いで他社への入社を決めた場合などは、素直に思いを伝える内容にしても良いでしょう。

企業側としても諦めがつき、いい会社ならあなたの内定を祝福するメールを送る場合もあるでしょう。

素直に理由を伝える事は、人間的な誠実さを感じさせますので、丁寧なお礼や敬意を込めての内容は、今後の良好な関係にも繋がります。

POINT

✔一身上の都合により

✔理由を記載しない

✔素直に内定を伝える

辞退メールを送る前に考える事

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選考の辞退は基本的に企業に連絡するだけで、簡単に完了します。

辞退をしてからやっぱり働きたかったなんて感じても、後戻りする事は出来ませんし、企業側も多くの場合は受入れません。

ですから、選考辞退メールを送るその前に、少し時間をとって辞退の理由を考える事をおススメします。

この時整理した内容は、その後の就活や選考の基準が明確になる事はもちろん、あなた自身の気持ちや考え方を理解する事に繋がるので、入社後の仕事を進める上でも、自分をモチベートするヒントにもなります。

一旦立ち止まって、自分の気持ちや考えと向き合ってみてください。

上手くいくか不安だった就活で、選考の辞退が必要になる程、あなたを認めてくれる企業と出会う事ができました。

こんな時、周りの誰もが認める企業の内定等があると、認められた喜びで内定を決めてしまう場合があります。

もちろん知名度や安定性も大切ですが、それは本当にあなた自身が希望する就職であるか、一旦就活の初心を思い出してみる事も大切です。本当はこういった事がやりたい、本当はこういうキャリアを築いていきたいなど、本来の気持ちとは乖離していないか、確認する事がおススメです。

誰もが認める企業であっても、働いていくのはあなた自身です。

入社後の活躍の為にも、落ち着いて向き合ってみて下さい。

辞退理由もはっきりせず、悶々と考えてしまう場合は、先輩や信頼できる方に相談してみるのも良いでしょう。

他人に気持ちを話す事で、考えを整理できるケースも多くあります。

他人の意思や考え方を採用する為にではなく、あなた自身の考えを整理し、決断する為に協力してもらう事が大切です。

すっきりと整理出来る事で、その後の就活も生き生きと進める事ができるでしょう。

POINT

✔辞退する理由を整理してみる

✔就活の初心に戻ってみる

✔相談できる人に話してみる

まとめ

内定を貰うのが大変な就活の中で、選考辞退メールを送るケースに直面する事は、あなたを選んでくれる企業が複数社あるという、とてもありがたいケースです。

魅力あるあなたですから、想像できると思いますが、多くの企業では優秀な人材を求めて、選考に多大なパワーと準備をしてきています。

そういった中での辞退ですので、相手企業の準備や想いにも感謝して、敬意を払った対応をして欲しいと思います。

今回の内容は、入社後の業務でも活用するビジネスマナーの要素も多く含まれていますので、しっかりと習得して、今後の社会人生活にも活かして行ってください。

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