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更新日 2019.8.15

インターンシップ後のお礼メールの書き方/例文|件名や宛先はどうする

インターンに参加した際に気になる「お礼メール」。感謝の気持ちを伝えるために送ると、採用担当者に好印象を与えることができます。ところが、マナーを守って送らないと、逆に悪印象になることも...そんなことがないように、この記事をしっかり読んで、お礼メールをマスターしましょう。

インターン参加後のお礼メールの必要性

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インターンに参加をした後に忘れてはいけないとされているのがお礼メールです。

参加をして期間を終える際に挨拶をしますので、それで十分なような気がする人もいるかもしれません。

しかしマナーのひとつと考えられているため、基本的には送る考えを持っていた方が無難と言えるでしょう。

ではなぜお礼メールが必要なのか、その理由がいくつかあります。

ひとつの理由はインターンに参加をさせてもらったからです。

学生からすると、募集がされていたために応募をし、そして参加をする運びとなっただけの気持ちになるかもしれませんが、企業側からすると諸々の負担が掛かっています。

そもそものインターンを立案して運用するまでには、手間も費用も時間も掛かっており、その上で学生の指導もしていかなければいけません。

社員ではない人間を招き入れるのは大きな負担があることを理解すれば、自ずとお礼メールの必要性も感じられるのではないでしょうか。

お礼メールを出す人と出さない人を比べた場合、印象が良いのは前者の人物と言えるでしょう。

マナーの面で送った方が良いお礼メールとは言え、必須とも言えないゆえに出さずに済ませることもできるのですが、それを踏まえても送る選択をしたということは礼儀がある証拠です。

インターンに参加したからといって、その企業を志望するわけではないこともあるかもしれないものの、最後をしっかりと締めることでお互いに気持ち良く終えられるはずです。

お世話になった気持ちをきちんと伝えられるのも必要性の理由と言えます。

最後に口頭でお礼を伝えたとしても、その時には上手く言葉にできなかったり、言い忘れてしまったりすることもあるかもしれません。

後になってから様々な気持ちが出てきた時、お礼メールにしたためることで学生も余すことなく気持ちを表現することができます。

もっときちんとお礼をすれば良かったという気持ちですと、モヤモヤとした感情が残ってしまうものですが、お礼メールを出すことですっきりとした気分が持てることでしょう。

自分自身の社会勉強のためという意味での必要性も考えられます。

お礼メールを出す場合、友達にメールを送る時のようなフランクなものでは当然いけません。

ビジネスマナーをもって、正しい書き方や注意点なども踏まえて作成する必要があります。

最初は戸惑ってしまうかもしれませんが、作成の仕方を経験することで、今後の就活にも活きてくることもあるはずです。

したがってインターン後のお礼メールはマナーでありつつも、自分のためにもなる作業のため、社会勉強の一環として差し出すという姿勢で考えてみるのも良いでしょう。

中にはメールではなく自筆のお礼状で出したいという人もいるかもしれません。

基本的にはどちらでも問題はないとされていますが、自筆ですと気持ちが伝わりやすいことが考えられます。

パソコンで打ち込むよりも、手書きの方が温もりもありますので、良い印象を与えられる可能性もあるでしょう。

また、わざわざ手間も費用も掛かるお礼状の方を選んだことで、律儀な印象やその企業に入りたい熱意も伝わりやすくなります。

その縁を大切にしたい場合はお礼状という選択肢もあると言えます。

マナーとしてお礼メールを差し出すという考えがある中、何らかの理由で送らない、あるいは送れなかったということもあるかもしれません。

その場合、どのような影響が出てしまうのか気になるところではないでしょうか。

特に参加した企業を志望する場合は、採用活動において影響するのか心配になるはずです。

送らなかった場合の採用への影響ですが、お礼メールがなかったことで採用試験に落ちやすくなるということは基本的にはないと言えます。

そもそもインターン自体、本選考には影響しないというスタンスの企業が多く、参加をしなかった場合ですら採用の可否が左右されることがありません。

最終的には面接で決定されることが殆どですので、送らなかったからといって大きく不利になることはないと言えるでしょう。

とは言え相手も人間であり社会人ですので、気持ちの上ではお礼メールがあると多少は印象が良くなる可能性に期待ができます。

あってもなくてもどちらでも良いというケースも考えられます。

期間を終える時に何かしらの挨拶をしていることが殆どということを踏まえて、改まってお礼メールが必要とは考えていない企業もあります。

むしろ口頭で挨拶をした時と同じようなことをメールでも伝えてしまうことで、しつこい印象を与えてしまうこともあるかもしれません。

何もお礼なく期間を終えてしまったのならまだしも、事前に感謝の気持ちを述べている場合は、企業側としてもそこで締めていることもあるのです。

POINT

✔礼儀のある人物であることをアピール出来る

✔社会人としてのマナーを身につける訓練になる

✔ただし、送り忘れてしまっても採用に影響することはない

お礼メールの書き方のポイント

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インターン参加後のお礼メールは可能な限り簡略化した文章を心掛けて、参加の思い出になった具体的な内容も追加しておく物をお勧めします。

また最後の文面にはお礼をメールで言う事の失礼を詫びる文章と、冒頭の自己紹介とは別に氏名を含めた連絡先に記入がお勧めです。

お礼を言う立場でメールを送信するため、担当して頂いた方の正式名役職名と氏名は省略せずに正しく記入します。

忘れがちなポイントは担当部署の名前で、多くの担当者は人事担当ですがそれ以外の部署の方の場合は、参加時にメモを取る等して覚えておく必要があります。

一方件名は内容がお礼メールである事が分かる物で、礼儀を弁えてさえいれば書式内容は決まっていないので簡単な一文で済ませられる内容がお勧めです。

最初に送信相手が分かるように所属学務機関と学年と氏名を正式名称で記入して、件名とは別に挨拶文を改めて記入します。

ポイントは参加したインターンの具体的な日程や実施場所の明記をし、その中のどこの誰がメールを送ったのかが分かるような文体にする事です。

しかし時刻まで記入する必要はないので、参加日程を振り返る形で学んだ具体的な内容を振り返る形の文面を展開してください。

途中でインターン担当者の言動等で印象に残った点を交えておくと、覚えている事を印象付けられるのでお勧めです。

インターン参加企業の事を表す言葉は話言葉であれば御社、文面表現の場合は貴社と表現するためお礼メールでは貴社と表現して相手に礼を尽くす事が必要です。

しかし参加団体によっては呼称が違うケースもあるので、先方に合わせる形の敬語を使う心構えが必要です。

礼を尽くす言葉に対して貴と御の漢字を使う点は同じですが、銀行や信用金庫の場合は会社ではなく社名に行の字を使っています。

なので相手企業を指す言い回しをする時の文面は貴行が正しい表現になります。

同じようにして法人の場合は貴法人、病院の場合は貴院等の様に省庁や学校等も同じようにして表現して、相手への敬意を忘れない姿勢を貫く事がポイントです。

意味はどちらも「もらう」や「くれる」という内容になるため、ここからさらに相手に敬意を払うにはいただくとくださるの使い方で差別化する必要があります。

使い方は自身から行動を起こしてその結果として、恩義を感じている場合はいただくの表現を使います。

一方くださるは相手側から行動を起こしてその結果自身に利益が出ている事に対して使う敬語になります。

よってお礼の主体になるのがインターン開催企業側に存在する内容にするため、お礼メール内ではくださるの敬語を使用する必要があります。

相手の行動に対して自身の気持ちを伝える時に存ずるという言葉を使いますが、この言葉に敬意を加えるには恐悦至極にございますと表現した方がより丁寧になります。

さらにインターン参加時に担当者の方が手伝った思い出があった時には、お力添えをいただくと表現すると敬意を表せられます。

反対にインターン参加時の失敗を謝罪する時には、力不足ではなく意を尽くせずと表現し自身が不本意に感じている事を伝えて再度のチャレンジを誓うと相手の評価も高くなります。

通信端末であればお礼メールの送信はできますが、携帯電話等の小型端末を使用してしまうと片手間にメールを送っている印象が強くなります。

なので可能な限りパソコンからお礼メールの送信して、真剣にお礼を述べている事姿勢から伝える事がポイントです。

お礼メール送信時にカーボンコピーやブラインド機能を使う事もできますが、送信先企業のシステムによっては複数同時送信が容易に把握できたりします。

なので使用しないように心掛けて、To項目には自信のアドレスを入力しておき、メール受信の複雑化を防いで相手側が容易に確認できる工夫が必要です。

特にブラインド機能は送信相手が分からなくなってしまう可能性も高いので、お礼メールでは使用を控える必要があります。

パソコンで文字を入力には文字変換のソフトを使用しますが、この変換ソフトの中には一部でしか使用できない文字列が存在します。

そういった文字列を使用すると相手側がお礼メールを読めない状況になる可能性があるため、環境依存文字は絶対に使用しない事がポイントです。

この傾向は顔文字等に複数使われている事があるため、インターンのお礼メールを送信する時だけ初期インストールされている変換ソフトの使用をお勧めします。

インターンのお礼メールが長文化してしまう時は、思い出や出来事毎に段落を分けて相手が即座に内容を理解できる工夫が必要です。

その際には段落毎に1行の空白を入れておき、視覚的に話題の変化を知らせるのも一つのポイントです。

お礼メールの書き方で注意する点

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インターン後のお礼をメールで伝えることもあるはずです。

きちんと気持ちを示すことで良い印象を与えることができますが、ただ注意点を守って送るようにしないと、思わぬミスに繋がってしまう恐れがあります。

それまでの印象を台無しにしてしまうことも考えられますので、気を付けるべきポイントを押さえておくことが大切です。

メールを送信する際のひとつの注意点が、件名で内容が伝わるようにすることです。

ビジネスマナーを踏まえて送信しなければならない以上、本文ばかりに注力せず、最初に目が行く件名にも工夫が必要と言えます。

基本的に、ぱっと見て内容を把握できることが大切ですので、すぐに分かってもらえそうなのか気を配った作成が求められます。

また、分かりやすい内容にしておけば、読まれずに削除されるリスクも減るはずです。

目を通してくれずじまいでは送信をしていないことと同じですので、読んでもらえることも大事にしなければいけません。

本文を作成する際、頭に宛先を記入することになりますが、その際の敬称に注意点があります。

例えば個人宛に送る際には最後に「様」で締める必要があるところ、「御中」と記載してしまうこともあるようです。

御中というのは特定の個人に送るものではない時に使う敬称であり、個人ならば、様を使うようにしなければいけません。

お礼メールの冒頭でうっかりミスを行うと、本文に入る前にがっかりさせてしまうこともありますので、敬称の書き方についてしっかりとチェックしておくことが大切です。

メールは相手が読むものですので、読みやすい内容を心掛けるのも基本です。

そのためには適切な句読点や改行を使って作成しなければいけません。

やたらに句読点が多い、あるいは少ない、改行が全くされておらず文章がずっと続いているなど、このような書き方では受け手も読みにくいです。

さらには文章の作成に不安を感じさせ印象を落とし兼ねません。

社会人になるとビジネスメールを作成する機会も出てくるはずですので、インターンのお礼メールのためだけに限定せず、基本の作成のルールを押さえておくのが望ましいと言えるでしょう。

インターンでは学べることが沢山あり、貴重な体験に感じられることもあるはずです。

したがってお礼メールにも参加して良かった旨を伝えることで、感謝の気持ちを示すことができます。

ただし、あまりにも長文で作成するのも良くありません。

どれだけ良かったのかということを示すために長々と書いてしまいたくなるかもしれませんが、それは自分本位な気持ちの表し方に過ぎないのです。

受け手もしっかりと書いてくれると喜びそうに思えるかもしれないものの、ずらっと書かれると読む方も大変です。

負担になるメールは送らないようにするのもビジネスメールの基本ですので、気持ちを表す姿勢もそこそこに、切りの良いところで上手くまとめましょう。

お礼メールに限らず、ビジネスメールで大事なのが正しい言葉遣いを意識することです。

まだかしこまったメールの作成に慣れていないこともあるかもしれませんが、そのような言い訳は通じません。

分からなければ調べる姿勢が必要であり、それを怠ってしまうと失礼になってしまう恐れがあります。

なお、ビジネスメールでは感嘆符や絵文字などを控えるのが鉄則です。

よほど親しい間柄ならまだしも、インターンのお礼メールにフレンドリーな内容はふさわしくありません。

端的に感情を表すために便利かもしれないものの、言葉で示すのがマナーですので友達に送るメールのような軽い内容にならないように要注意です。

基本の注意点を守ることで失敗するリスクを軽減できるはずです。

しかし、慣れていないメールですと不安が残るかもしれません。

そこで、お礼メールで失敗をしないために心掛けたこともあります

メールは送ってからでは手遅れですので、送信前に何度も内容を確認してみるのが鉄則です。

一文字一文字をしっかりとチェックすることでミスがある際にも発見できるはずです。

また自分で読み返してみることで、違和感のない内容なのかどうかも判断しやすくなるでしょう。

少しでもおかしいと感じるところがあるようなら、言葉遣いなどが間違っている可能性がありますので、再度のチェックを入れてみることが大切です。

自分だけのチェックでは心もとない場合、インターンや就活を指導してくれる相手に目を通してもらっておくのも良いでしょう。

慣れていないと自分でも気付かないミスをしていることもありますので、学校でお世話になっている教授や就職課などで最終確認やアドバイスをしてもらうと安心と言えます。

POINT

✔担当者の宛名は漢字も含めメモしておく必要がある

✔敬語は間違わないように正しく使いおう

✔特殊な文字列を使わないようにしましょう

お礼メールを送るタイミングとその理由

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インターンの予定された日程が終了したら、油断してしまう方も多くいます。

ですがインターンというのは、日程が終われば終了というわけではありません。

日程が終わってから、最後に1つやらなければならないことが残っています。

そのやらなければならないことというのが、お礼メールを送ることです。

最後の挨拶でお礼はしたので、わざわざメールを送る必要はないと思う方もいるでしょう。

何かをしてもらったら、感謝の気持ちをしっかりと伝えるというのは、社会人として当然のことです。

だからこそ対面で伝えただけではなく、メールという形で文章でも感謝の気持ちを表現することを忘れないようにしましょう。

インターンのお礼メールを送るときのポイントになるのが、どのようなタイミングで送信すればいいのかという点です。

このようなお礼メールを送るときに大切なことが、なるべく早く感謝の気持ちを伝えるという点です。

例えばインターンが終了してから1週間以上経ってから送っても、仕事で忙しい社員の方には迷惑になるかもしれません。

そのためインターンが終了した当日の夜、遅くても翌日の朝には送信することを意識しましょう。

メールをすることを考えて、インターンが終わってから帰宅するまでの間に書く内容を整理するのも1つの手です。

インターンが終わったばかりは担当者の方も忙しいだろうから、メールをするならある程度の日数が経ってからのほうが良いと考えている方もいるかもしれません。

ここで押さえておきたいポイントになるのが、担当者の仕事は学生のインターンに関する内容だけではないという点です。

次の仕事に取り掛かり始めたら、数日経ってからお礼メールが来ても迷惑がかかるかもしれません。

また次の日程のインターン生の面倒を見る可能性もあるので、早めにお礼メールを送信することを意識しましょう。

インターンが終了したらその日のうちにお礼メールを送ろうと思っていたものの、アルバイトや学業の都合などで数日経過してしまったということもあるかもしれません。

何日か経過した場合だと、今から送信しても意味がないと考える方もいるでしょう。

ですが何日か経ってしまったとしても、メールを送信しないよりは遅れてでも送ったほうが印象がよくなります。

特に志望企業だという場合には、アフターフォローができる学生だということが伝わるのもお礼メールを送るメリットの1つです。

悪い印象にならないようにするためにも、遅れてもお礼メールを送信することが大切です。

当日夜か翌日の朝にお礼メールを送れなかった場合、1つ注意しなければならない点があります。

その注意点というのが、感謝の気持ちだけではなく送る時期が遅れた謝罪文も合わせて書くという点です。

また文章は簡潔に、伝わりやすいものを心がけましょう。

初めて書く場合には、内容がわからなくて送信が遅れてしまう方もいます。

スムーズに送れるように、例文などを参考に文章を考えて早めにお礼メールを作成することも大切です。

インターンが終わったらお礼メールを送る目的というのは、お世話になった感謝の気持ちを伝えるものです。

ここでポイントになるのが、感謝の気持ちというのはできる限り早いタイミングで伝えるのが大切だという点です。

お礼というのは、早く言ったほうが良い印象になります。

そのようなことを意識したうえで、早いタイミングが感謝の気持ちを伝えるためには大切だということを忘れないようにしましょう。

感謝のメールというのは、送ればいいというわけではありません。

メールが来ても「ありがとうございました」の一言だけだと、本当に感謝しているのか相手に伝わりにくくなります。

そのため急いで送信するだけではなく、内容を考慮することも忘れないようにしましょう。

例えば役に立ったことなどをエピソードを交えて書くことで、印象の良いメールにつながります。

早く送るということと内容の両方が、インターンのお礼メールにおいて大切なことだという点を把握したうえで考えていくことが大切です。

インターンで感謝の気持ちを伝えるのであれば、メールではなく手書きのメールのほうが適していると考える方もいるでしょう。

ですがインターンのお礼に関していえば、早さというのは重要なポイントの1つです。

手紙は送ってから数日経過してから相手の手元に届くことになって、忙しい方だとチェックしてもらえるまでにさらに日数がかかるかもしれません。

ビジネスでメールチェックは日常的に行っている方が多いので、メールのほうがスムーズに感謝の気持ちが伝わりやすいのです。

また多くの学生がお礼をする場合、メールで早めに送ったほうが好印象ということも忘れないようにしましょう。

POINT

✔件名は分かりやすいタイトルにしよう

✔宛名の書き間違いをしないようにきをつけよう

✔無駄に長文にならないようにしよう

まとめ

この記事では、お礼メールの書き方や、送り方のコツについて解説しました。この記事を参考に、採用担当者の好印象を獲得しましょう。

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