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更新日 2019.10.22

インターンシップのメールの書き方,返信例文を解説|署名や時間について

社会人の基礎となる「メール」は、簡単そうに見えて、ビジネススキルが顕著に現れる、非常に奥の深いものです。この記事に書かれている内容を抑えることで、他の学生に差をつけてみましょう!

インターンでメール送信のマナーが大切な理由

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インターンシップで企業において業務を行う際には、取引先とのメールのやりとりを任されるケースも少なくありません。

多くの人はインターネット普段から利用しており、友人などとメールのやりとりをしていることが多いのですが企業で行う場合には最低限のマナーをしっかりと意識して行わないと単に自分自身が損をするだけではなく、企業のイメージを大きく損ねてしまうことになるので充分に注意をすることが必要です。

メールは非常に便利なものとして日ごろから利用している分、その用途によってしっかりとマナーを守って利用することが社会人としての基本的な所作として求められるのです。

インターンシップで企業に入って仕事をする場合には、基本的には重要な仕事を任される事は少ないのですが、メールの送信などは任されることが少なくありません。

その際には対外的に企業人として十分な認識を持って作成をすることが必要で、メールの内容やその様式によっては企業自体に多大な迷惑をかけてしまうことも多いのです。

社会ではメールは重要な業務上の連絡ツールとして使用されていることが多いほか、企業のモラルを端的に表現する重要な要素となり得るため、細かな表現ひとつひとつについても細心の注意を払わないと企業のイメージを損ねてしまうことになりかねません。

さらに顧客はインターンシップの学生がメールを発信しているとは想像しないことが多いため、その内容によっては様々な問題を発生させてしまうことも多いのです。

そのため取引先とのメールについては十分な注意を必要とすることになります。

企業と取引を行う顧客にとっては、自らが受け取ったメールの内容はその一つ一つが重要な意味を持つものとなっています。

そのため内容が端的で正確なものでないと問題を引き起こしてしまうことがあることに注意をしなければなりません。

社会人としての基本的なマナーが実現できていないメールの場合にはその企業の社員の教育や風土を疑われることとなるため、企業の人間であると言う意識を持って行うことが重要です。

インターンシップで初めて企業で働く学生にとってはその全てが初めて経験する事になる場合が多いものです。

そのためわからない事は先輩社員などに確認し正確を期して業務に望むことが重要です。

多くの企業では正確に業務を行うことが最も要求されるものであるため、メールを作成した場合などはすぐに送信せず先輩社員に添削をしてもらうなどの対策を行い、正確に内容をしっかりと伝える工夫をすることが必要となります。

普段使用しているものでも利用の方法を誤っていることが多い上、相手に与えるイメージを考える重要な訓練ともなるので、積極的に先輩社員の指導を仰ぐようにすることがインターンシップを効果的に利用する上でも非常に有効です。

普段インターネットを積極的に利用することが多くなっている現代では、日頃気軽に利用しているものでも社会人としての立場ではその利用法が誤っていることも少なくありません。

文章を作成する場合においても様々なルールやモラルがあり、そのモラルに則っていないと品格を疑われてしまうことになるのです。

そのため日ごろ何気なく利用しているインターネットについても社会人としてのルールやモラルに照らしてもう一度見直すことが必要となります。

社会人としての基本的なマナーやルールを習得したことをインターンシップを行った企業にアピールするためには、メールでお礼をすることが非常に有効な手段となります。

電話などでお礼をする事は忙しい担当者の時間を拘束することになりかえって失礼にあたる場合もあり、これに代わるものとして非常に有効な手段となっているのです。

インターンシップの成果を示す上で非常に有効な手段となる上、企業で働くことで習得した様々な知識やモラルを示す上でも非常に有効なものとなります。

お礼をする事は社会人として基本的なモラルであり、そのモラルを習得していることを示すだけでなく、内容についても社会人としてのマナーをしっかりと理解して文章を作成することで、有効なインターンシップであったことを示すことにもなるのです。

文章においては様々なマナーを駆使して作成をすることがより効果的です。

インターンシップを行っている間は様々な指導を受けることが少なくありませんが、ここで学んだことを内容として表現することで、企業の本人に対するイメージを高めることにもつながり、その後の就職活動にも良い影響を及ぼします。

POINT

✔まずは、企業の一員であるという心構えを持ちましょう

✔分からないことは逐一、先輩社員に聞きましょう

✔学習したことは、すぐに実践の中で使ってみましょう

インターンでのメールの書き方

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応募の申し込みやあいさつなど、インターンシップに参加することになった企業とは、たくさんのメールのやり取りを行うことになります。

普段は気軽に友人とやりとりをしているかもしれませんが、やりとりをする相手が社会人であれば、ビジネスマナーが必要になり、様々な注意点や書き方には気をつけなければなりません。

メールには構成要素がありますが、基本の形を押さえたうえで社会人としてのメールの書き方を覚えておくとよいでしょう。

宛先を間違えてしまうとメールが届かなくなってしまうことから、宛先の入力は非常に大切です。

企業のホームページなどにアドレスが記載されているのであれば、それをコピーして宛先を入力する際に貼り付けをするのが一番です。

アドレスを見ながら自分で入力をすると打ち間違えのリスクが高まり、誤送信にもつながります。

件名を入力する場合には、その内容がわかるタイトルをつける必要があります。

それに加えて学校名や氏名も忘れずに入れておきましょう。

インターンシップを受け入れている企業は、同じような件名のメールを数多く受け取っている可能性があります。

学校名や氏名を一緒に記入しておくことにより、電話連絡などをした際に、その後のやりとりで受け取った相手が検索しやすくなります。

件名の中に学部や学科まで記入してしまうと、枠に入りきらない可能性も出てきます。

そのため件名の欄には学校名と氏名を書くのが望ましいでしょう。

宛名の部分には、メールを送る相手の会社と名前を記入します。

社名や人の名前を間違えることは大変失礼にあたるため、誤字や脱字がないように十分に気をつけ、再度見直しもしっかりと行いましょう。

社名は株式会社まで略さずに書いて、部署名、相手の名前の順で入力していきます。

個人名が分からないようであれば、「ご担当者様」と入力しておくとよいでしょう。

役職名までわかっているのであれば部署と役職、名前の順で記入します。

本文を入力するときには、あいさつ文と名乗りを入れてから本題に入ります。

初めて送る場合には、あいさつ文として「初めてメールをお送りいたします」と記入するのが一般的です。

2回目以降のやりとりの場合には、「お世話になっております」の言葉を使うのが望ましいでしょう。

名乗りについては学校名や学部、フルネームを入力します。

いよいよ本題に入ることになりますが、だらだらと長すぎる文章は相手が読むときに負担になることがあります。

1行は30文字以内にとどめて、内容に応じて3行から5行ほどの割合で、1行分の空きを入れることで読みやすくなるでしょう。

署名欄には氏名と学校名、学部、連絡先を記入しておきましょう。

この部分はあらかじめ作成して、テンプレートとして登録することにより、今後のやりとりのメールにも使うことができるので非常に便利です。

署名欄は記号などを使って飾り立てる必要はなく、必要な情報を読みやすく提示します。

インターンシップでのメールの書き方において、書き方もそうですが、そのほかにもメールを書く上での様々な注意点があります。

中にはインターンシップの企業にメールを送りたいけれども、手元にパソコンがないので、スマートフォンで返信しても大丈夫かと心配する人もいることでしょう。

一般的には企業へのメールはパソコンから送信するのが望ましいと言われていますが、もしも対応が遅れて企業に迷惑がかかってしまうような場合には、スマートフォンからでも連絡することがお勧めです。

その際に気になるようであれば、「出先からなのでスマートフォンからの返信で失礼します」などのように1文を添えておくと、企業もわかってくれることでしょう。

インターンシップを実施している企業は、学生から多くのメールを受け取ることになります。

資料を送りたいけれども容量オーバーになってしまった場合に、資料を何回かに分けて添付することは、受け取る側にとっては大きな負担になります。

このような場合には圧縮データにして送りましょう。

それでも容量オーバーになるのであれば、企業から言われている資料が多すぎる可能性もあります。

企業からの要求にこたえた内容であるかどうかを再度見直してみる必要があります。

それでも減らすことなくすべての内容を送りたいのであれば、企業に容量オーバーなので遅れない旨を伝えましょう。

中にはオンライン上のデータ送付サービスなどを利用すればよいと考える人もいるかもしれませんが、会社のパソコンからではセキュリティ上データを受け取ることができない可能性もあります。

POINT

✔宛先は、間違いのないように出来るだけコピー&ペーストしましょう

✔件名は分かりやすく内容を要約した要件を伝えましょう

✔宛名は略さずに書き、また署名も忘れずに挿入しましょう

インターンでのメール送信で気を付けること

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インターンシップへの参加を検討する場合には、企業の担当者の方と何回かメールのやり取りを行うこともあるでしょう。

そのようなときに問題になるのが、メール送信のときにはどのような点に気をつければいいのかという点です。

注意点を把握していないと、企業の担当者の方に不快な思いをさせるかもしれません。

少しでも良い印象を持ってもらえるようにするために、送信時の注意点を把握しておくことは必要不可欠です。

送信先のことを考えて、どのようなものにすればいいのか意識することも忘れてはいけません。

友達とメッセージのやり取りをするのであれば、深夜に送るという方もいるでしょう。ですがインターンシップのメールを深夜に送るのは失礼にあたります。

目安としては、企業の勤務時間のプラスマイナス2時間を意識することが大切です。特に夜10時以降の遅い時間帯に送信すると、印象が悪くなるかもしれません。

文章を深夜に考えたとしても、送信するのは翌朝にするのも1つの手です。時間を置いてからメールを送ることで、文章を読み直す時間を確保することにもつながります。

インターンシップのメールを送るときには、内容に注意することも忘れてはいけません。

送信したとしても、何の内容に関することなのか相手に伝わらなければ意味がありません。

だからといって、インターンシップに関する内容をことを細かく説明すると回りくどい文章になってしまいます。

回りくどくなくわかりやすい簡潔な文章を心がけることが大切です。

実際にメールを送るときには、件名にも気をつける必要があります。

インターンシップの担当者が受け取るメールというのは、学生から送信されるものだけとは限りません。

取引先など業務関係のものを受け取ることも多くあるでしょう。

そのため実際にインターンシップに関するメールを送るときには、件名を見て内容がわかりやすいものにすることが大切です。

件名に「インターンシップ」というワードを入れて、どのような内容のものなのか一目でわかるようにすることを忘れてはいけません。

送信前に注意しなければならない点の1つに、誤字脱字の問題があげられます。

内容を考えた文章であっても、誤字や脱字が多いと中身が伝わらない可能性もあります。

また誤字脱字が多い文章だと、相手が不快な思いをすることもあるので注意が必要です。

誤字脱字を防ぐために必要なことは、送信前に文章を読み直すということです。

急いで送信する必要がないのなら、数時間時間を置いてから確認するのも1つの手です。

時間を置いてから文章を読み直すことで、客観的な視点で間違いがないか確認しやすくなります。

メールというのは、自分だけではなく送信する相手も関わってくるものです。

そのため自分の都合だけで考えるのではなく、送る相手のことを意識することを忘れてはいけません。

相手がいることを意識することによって、わかりやすく伝わりやすい内容にすることにつながります。

また失礼のない文章にしたくても、初めてのインターンシップだとどのような内容にすればいいのか迷ってしまう方もいるでしょう。

そのような場合には、例文などを参考にするのも1つの手です。

例文を参考にすることによって、相手に失礼な気持ちをさせずに大切なことが伝わる文章を作成することにつながります。

普段から友達や家族とメールのやり取りをすることが多いので、インターンシップ時のメールも問題ないと考えている方もいるかもしれません。

ですが友達や家族に対するものと、インターンシップの担当者に送信するものを同じように考えるのは控えるようにしましょう。

実際に送るときに意識すべき点の1つが、誠意をもって対応するという点です。

友達や家族に対するものではないからこそ、丁寧に誠意をもって文章を作成することが大切です。

また自分の立場だけではなく、相手の立場から問題のないメールが作成できたか考えてみるのも1つの手です。

相手の視点から考えることで、より良いものを送信できるかもしれません。

初めてのインターンシップであれば、メールの文章だけで迷ってしまうのは当たり前のことです。

社会人の方も、新入社員になったばかりの頃は文章作成で苦労した経験があるかもしれません。

このように初めてのことであれば、大変な思いをするのはよくあることです。

そのためインターンシップに関するメールの内容で迷っても、初めてだから仕方がないと割り切ったうえでマナーを考えていくことが大切です。

何回かメッセージのやり取りを行うことで、どのような文章を書けばいいのか慣れてきます。

このようなメッセージのやり取りで悩むのも、社会人になってからの貴重な経験になります。

POINT

✔深夜に送信することなく、適切な時間に送りましょう

✔分かりやすく、シンプルで見やすいように心がけましょう

✔誤字脱字のないように、送信する前に確認をしましょう

メール返信時のマナー

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メールは大学生にとっては欠かせないものになりますので、日々使用している人も多いですが、インターンシップに関連して返信をする時には慎重にならなくてはなりません。

毎日メールを使っている人は、どうしても気軽に送ってしまいがちになりますが、メールは後に残るものになりますし、面と向かって話しているわけではないものです。

その為、相手の表情がわからない物にもなり、使い方によってはマナーが悪いと思われてしまうことになります。

友達に送る感覚で使用してはならないものになりますので、マナーを守って送るようにしましょう。

プライベートで送るメールには、件名を使用しない人が多いですが、インターンシップで使用する場合には、件名は必ずつけるようにしておきましょう。

インターンシップ担当者は一日に何通ものメールを受け取っている可能性がありますので、その中でわかりやすくしておかなければ見落としの原因にもなります。

見落とされてしまえば、大事な内容が伝わらなくなってもいけませんので、件名をつけて送っておけば気づいてもらいやすくなるでしょう。

メールを送る時には、件名をつけて送れば何でもいいというものでもなく、よりわかりやすいと思われるようにしておかなくてはなりません。

いつもお世話になっております、などの件名であれば、それだけではどんな内容なのかがまったくわからないので意味がなくなります。

出来るだけすぐにわかってもらえるような内容にしなくてはなりません。

例えばインターン面談の日時変更のお願いといった風に、一目見てすぐわかるような内容にしておくと、企業側もすぐにどういった内容なのかを理解できます。

何のメールかすぐにわからなかったり、誰から送られてきているのかわからなければ、それだけで手間がかかる事になります。

インターンシップの担当者も、それだけを仕事として行っているわけではないはずですので、手間を取らせないのが鉄則です。

簡潔な文章が大事だと思い、簡潔にし過ぎてしまえば、内容が薄すぎになってしまう危険性もありますので、気をつけておきましょう。

インターンシップの際には、面談などを行ってもらうようになりますが、その日時の調整をしてもらいたいのであれば、自分の希望ばかりを通そうとしてはいけません。

担当者の貴重な時間を割いてもらっているという事を忘れずにお願いをするようにし、相手の都合も考えるようにしておきましょう。

面談日時の変更をメールでお願いをする場合は、いくつか候補を上げておかなくてはなりません。

この日のこの時間といった風に、限定をしてしまえば、企業側に無理やり日時を合わせてもらわなければならなくなります。

もしも都合が合わなければ、またさらに都合のいい日をメールしなくてはなりませんので手間がかかってしまうでしょう。

何度もメールのやり取りをしていると、いつまでたっても調整が出来ませんので、お互いがやきもきした気持ちになってしまいます。

最初のメールの段階でいくつか候補を上げておけば、企業側の都合とも合わせやすくなり、調整がしやすくなるはずです。

何度も返信をし続けなくてもいいようにする為には、最初のメールの段階で気をつけるようにし、早く話が進められるようにしなくてはなりません。

インターンシップに関して質問をしたい事があった場合も、日時変更のお願いなどと同様に、件名でわかりやすく示しておく方がいいでしょう。

どういった内容を送るにしても件名は大事ですので、わかりやすいようにしておく事です。

質問の内容も具体的にどんなことが聞きたいのかを本文に記載するようにし、お詫びの言葉を一言添えておくと印象アップにつながります。

お忙しい所恐れ入りますといった言葉があれば、単純な質問だったとしてもしやすくなりますので、一言添えて相手の気持ちを和らげるようにしておく事です。

インターンシップのメールを送るなら、全体的なわかりやすさがマナーになります。

ダラダラと長い文章をうつのもいけませんし、改行や段落がまったくないのも、読みづらいメールになってしまうでしょう。

改行などがなければ、どこまで文章を読んだかわからなくなり、読みづらいと感じさせながら見てもらう事になりますのでよくありません。

改行や段落などをうまく使用しながら文章を作成するようにし、連絡先の電話番号やアドレスなども忘れないように添えておくといいでしょう。

忘れてしまいがちなのが、自分の名前ですが、大学名や学部を添えて送るようにしておかなくてはなりませんので、最後に間違いがないか必ずチェックをすることです。

POINT

✔件名は要件をシンプルに書き、一瞬で理解できるように心がけましょう

✔面談日程は、こちらから複数候補を提案するようにしましょう

✔相手に手間を取らせず、分かりやすくを心構えとしましょう

まとめ

ここでは、メールの基礎を解説しました。これらの内容を何回も復習して、しっかりと実践出来るようにマスターしておきましょう。

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