インターン先へのメールの書き方！参加・辞退・質問メールを例文で紹介

普段、使い慣れていないとはいえ、ビジネスシーンでのメール作成は社会人としての必須スキルとなりますので、まずはそのルールとマナーから解説を行きます。

件名とは宛先のすぐ下にあり、メール本文のタイトルという事になります。

メールのマナーとして重要になる事は、相手への配慮が一番重要となります。

まず件名を見て相手からどのような内容がメール本文に記載されているのかが分かる内容でなくてはいけません。

インターン期間は企業の人事採用担当は数多くの学生とのやり取りを行っています。

その為、上記の様な「先日のお礼」という文言では受け取り相手としては内容の推測ができません。

相手の事を思いやるのであれば、日時や内容を少しでも分かるように配慮を行う必要があります。

上記のように誰から、何時、内容が記載されていれば人事担当者もある程度の内容が把握できますし、ビジネスマナーがしっかりと身に付いている学生という好印象を与える事ができます。

インターンシップ参加中はスケジュールの調整や、持ち物、服装など複数回のやり取りを行う可能性があります。

受け取ったメールに対して返信を行う場合Re(再びという意味)が自然と追加されます。

回数を重ねるごとにReが増えていく事もあり、つい消してしまいたくなりますが、どのような内容に対する返信か分かる為にReは消さない方がマナーとしては正しいです。

人事担当者は既存でやり取りのある学生と、初見でのやり取りを見分ける為に使用している可能性が高く、件名を修正してしまうと膨大な受信メールから対象の学生を探さなくてはいけない為、相手の手間を軽減する心配りが必要となります。

宛名が不明の場合は、人事担当者様、人事担当者の名前が分かっている場合は●●様と記載しましょう。

本文を作成する際は、受け取り側が読みやすい構成にしましょう。

１行あたりの文字数は３０文字前後が妥当かと思われます。

改行を適宜使用する事で、文章全体をスマートに見せる努力をしましょう。

メールの作成時の注意としては、メール全体で１つの答えを相手に伝えなくてはいけません。

情報過多になりすぎても読む相手の労力を削ってしまいますし、何を伝えたい文章なのかが分からなければ送信側も受け取り相手も徒労に終わってしまいます。

自信が作成し終わった文章を客観的に見直す事で、名良簡潔な文章の作成に近付く事が可能となります。

メール本文の占めには、自身の署名を記載します。

署名と聞くとサインのように感じますが、ビジネスメールの署名とは自信の情報を記入する事を指します。

といった個人の情報が署名です。

複数の企業とのやり取りを行うのであれば、テンプレートに登録しておくと便利です。

受け取り側としては、返信相手への配慮を感じますし、携帯電話番号の記載があればメール以外で企業から直接連絡を取る事ができますので、個人の認知度が上がります。

メールを送る時間帯は、企業の営業時間内に送る事がベストでしょう。

また相手側から届いたメールには原則２４時間以内に返信する事がマナーです。

例えば即答できない内容なのであれば、その旨を相手にそのまま返信する必要があります。

返答ができない内容を言い訳に返信を怠ってしまえば、企業側としてはメールがしっかりと読まれているのか？という疑問が生じます。

また長時間返信が無い場合、放置されているという悪印象を抱かせてしまう危険性もありますので、メールのレスポンスと返信時間には注意が必要です。

スマートフォンの操作に慣れている学生は多いですが、パソコンのタイピングに慣れている学生はそこまで多くはありません。

Eメールの多くはPCから送信を行いますので、作成した文章を送信前に再度見直す事をお勧め致します。

誤字・脱字はもちろんのこと、文章自体が読みやすい内容で作成できているか、また接続詞や文脈に間違いが無いかなど確認する事で、ビジネスシーンに沿ったメール本文が完成します。

送信先や担当者の名前などが抜けてしまうと、誰に充てている内容なのかが分からなくなってしまいますので、本文同様に送信前には確認が必要です。

メールの作成には前述の通り、マナーが存在します。

構成に関しては宛先・件名・宛名・本文・署名の５つから成り立っています。

基本的には本文の内容を変更するだけでメールは使いまわしができ、作業効率は大幅に向上します。

企業の公式ホームページなどに記載があります。

英数字の入力となりますので、PCの場合は、タイピングミスを防ぐためにコピー＆ペーストを使用しましょう。

「インターンシップ参加申し込み　　●●大学〇〇学部３年　本名」といった件名からある程度メール本文の内容が分かる件名にしましょう。

メールを誰に充てているのかが宛名です。

宛名は個人名の場合もあれば、人事担当者様といった使い分けを行います。

重要な事は誤字脱字です。

ビジネスシーンだけではないですが相手の名前を間違えるというのはとても失礼にあたります。

普段面識の無い名前のタイピング時には複数回の確認は必須となります。

どのような内容の文章を送信するかで中身は変わってきます。

本文冒頭には必ず挨拶を入れます。

初めての相手への文章送信の場合は、文章冒頭に「初めてメールを送らせていただきます。」や「突然のメール失礼致します。」などのあいさつ文を使用します。

その後に自己紹介です。

私〇〇大学●●学部３年の(本名)と申します。

という順番になります。

２回目以降の返信の場合はあいさつ文を「お世話になっております。」に書き換えてから内容を入力しましょう。

予めテンプレートとして登録しておくと便利です。

署名欄を記号などで飾り建てられているビジネスメールを散見しますが、メリットが少ない為、最低限の情報のみの記載を心掛けましょう。

日時に関して、月・曜日・時間まで記載する事です。

企業側も多くの学生のスケジュールを管理している為、時間に関する管理を重視しております。

最終的に該当の時間で確定させる再確認にもなりますので記載をしておくと、正確な情報のやり取りに役立ちます。

是非とも参加させていただきたいのですが、

現在8月10日のスケジュールが確定しておらず、すぐのお返事が難しい状況です。

つきましては誠に勝手ではありますが、

7月7日まで返事を保留させていただけませんでしょうか？

ご確認の程、宜しくお願い致します。

ポイントは挨拶あいさつ文の後に理由を記載するのですが、自身の都合で企業側の要望に応えられない点への謝罪と、具体的にいつまでに返事ができるのかを記載する必要があります。

あいさつ文の後に具体的な内容を日時についての記載を行います。

ポイントは複数のスケジュールの候補を相手に提示する事です。

インターンへの受け入れに関しての感謝と略語を使用しない事です。

インターンという記載ではなくインターンシップと記載する必要があります。

一行を３０字以内にし、改行を行う事で文章全体を読みやすく、スマートな本文作成ができます。

面接時の内容と同様で、あくまでも自身の都合でスケジュールを変更してもらう点への謝罪と、こちらから提案する希望時間帯を複数用意して記載する必要があります。

急なスケジュール変更などで、やむなく辞退をする可能性もあります。

その際に連絡もせず、いわゆるバックレ状態になってしまう事は絶対にやってはいけません。

選考をする企業側もあなたの為に時間を設けております。

辞退をする場合は、理由と謝罪は最低限必要となります。

この連絡を行う事で、企業側からは再度案内を送る事ができますし、就職できる可能性がある企業との関係性を保つことも出来ますので、辞退する場合も必ず連絡するようにしましょう。

企業の公式ホームページなどに記載があるような内容は自ら調べて情報を収集しておきましょう。

まず質問したい事を件名に入れます。

その為、件名の後には(質問)面接時の服装について　●●大学３年　本名　という構成になります。

また企業側からするとそこまで重要視していない可能性もある内容という点を踏まえ、本文の最後には、『ご多忙の折、お手をわずらわせてしまい恐縮ではございますが、ご返信いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします』といった相手への配慮を意識した文章が適しています。

お礼メールに関しても、件名に(お礼)と記載してから本文に入りましょう。

送るタイミングは出来るだけ早い方が良いです。

理由としては短期のインターンシップの場合、インターンに参加した学生の振り返りを企業側も行います。

お礼メールが早ければ、企業側に印象を残す事ができ、正しいメール作成ができればビジネスマナーのしっかりした学生という更なる加点評価となる可能性が高い為です。

本文ではインターンに参加する事で、会社で働くイメージが湧き、機会を与えてくれた企業への感謝を記入する事で好印象を与えます。

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ビジネスメールの作成術を在学中にマスターする事ができれば、社会に出た後も非常に役立ちます。

ビジネスメールの作成時は読み手の事を一番に考える必要があります。

簡潔な文章の作成と誤字脱字などのチェックを忘れず作成する事を心掛けましょう。